Documentos públicos produzidos no Brasil para uso no exterior: cartórios de capitais devem emitir apostila da Haia

Desde o dia 14 de agosto do ano passado, serviços de notas e de registro de todas as capitais brasileiras e do Distrito Federal são obrigados a oferecer o serviço de apostilamento dos documentos públicos produzidos no Brasil para uso no exterior, conforme dispõe a Resolução n. 228/2016, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

A norma regulamenta a implementação no Brasil da Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, conhecida como Convenção da Apostila, firmada na cidade de Haia, em outubro de 1961.

O apostilamento certifica, perante autoridades de países signatários da convenção, a autenticidade do documento público por meio da fixação de uma espécie de selo, a apostila, no documento apostilado.

O processo de apostilamento executado pelos cartórios envolve ainda uma etapa digital, em que o documento é digitalizado e registrado em um sistema utilizado pelas autoridades signatárias da Convenção de Haia. A consulta à imagem do documento original apostilado pode ser feita por meio de um código (QRcode) ou de um código alfanumérico que são incluídos na apostila.

Serventias localizadas fora das capitais também podem se cadastrar para prestar o serviço. Nesse caso, o responsável pela serventia deve entrar em contato com a Corregedoria do Tribunal de Justiça a que está vinculado e solicitar o cadastro. A corregedoria declarando a serventia apta a prestar o serviço deve formular requerimento formal de cadastro, por meio do sistema PJe, da serventia no Sistema Eletrônico de Informação e Apostilamento (SEI-Apostila), utilizado pelas autoridades brasileiras para registrar os apostilamentos feitos no país.

A relação das informações e documentos necessários para o cadastramento dos cartórios está no Provimento n. 58/2016, editado pela Corregedoria Nacional de Justiça. No total, o tabelião ou registrador responsável pode solicitar o cadastramento de até cinco funcionários auxiliares ou substitutos para emitirem a apostila. Caso seja necessário alterar os nomes cadastrados, o pedido deve ser feito ao Núcleo de Apoio às Comissões Permanentes e Temporárias e ao Acompanhamento de Projetos (Nucop), órgão da Presidência do CNJ.

Um treinamento direcionado aos cartórios foi elaborado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (Rio Grande do Sul, Santa Catarina e Paraná), desenvolvedor do sistema SEI-Apostila, e está disponível no endereço no link. Também há uma série de publicações sobre a implementação prática da apostila, já traduzidos para o português na página do CNJ.

As regras a serem seguidas pelas autoridades apostilantes estão na Resolução n. 228/CNJ e no Provimento n. 58, da Corregedoria Nacional de Justiça. Em caso de erros no apostilamento, se o erro for cometido por falha da autoridade, um novo apostilamento deverá ser feito sem custos adicionais. Caso o erro tenha sido cometido por falta de informações da pessoa que solicitou o apostilamento, um novo apostilamento deve ser feito e pago pelo solicitante. Dúvidas sobre o processo de apostilamento podem ser encaminhadas à Ouvidoria do CNJ.

Segundo a Corregedoria Nacional de Justiça, o esclarecimento de dúvidas sobre o apostilamento representa quase 20% dos questionamentos encaminhados ao e-mail institucional do órgão. Também na Ouvidoria do CNJ o assunto é um dos mais demandados: foram 2.966 pedidos de informação sobre o tema ao longo de 2016, o que representa 13,30% de todas as manifestações recebidas pela Ouvidoria no período.

TJRN, com informações da Agência CNJ de Notícias